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Construire une fiche projet Qualité et Sécurité - Fiche méthode 812
La fiche projet a pour objet d'organiser une démarche en Qualité et Sécurité des soins en clarifiant les actions à mener.
Car si une action d'amélioration peut être simple, elle peut aussi être complexe dans ses composantes techniques, humaines, sociales, organisationnelles voire institutionnelles, nécessitant alors une démarche structurée et continue pour être menée à bien.
- Fondamentaux de la gestion du risque
Sommaire
Positionnement de la fiche projet dans la démarche qualité-sécurité des soins
Temps 1 : Identifier une situation à risque ou une pratique à améliorer | Temps 2 : Organiser la démarche par méthode projet | Temps 3 : Analyser la situation, identifier et hiérachiser les risques | Temps 4 : Définir les actions à mettre en oeuvre | Temps 5 : Mettre en oeuvre les actions définies | Temps 6 : Evaluer les résultats, ajuster selon les besoins et pérenniser |
Périmètre du projet | Effectif mobilisé | Solution | Durée | Pilotage désigné |
Modeste, bien délimité (sous-projet d'un projet plus vaste) | Limité, voire individuel | Concrète et déjà identifiée | Quelques semaines | Au niveau opérationnel, le plus souvent en contexte hiérarchique (ex : encadrement technique) |
Important, concernant plusieurs activités (projet pilote) | Collectif, voire pluridisciplinaire avec équipe à animer | Réflexive, restant à identifier | Quelques mois | Via la gouvernance (animateur hors statut hiérarchique direct, expérimenté en gestion de réunion et conduite de projet) |
Objectif de la fiche projet
- Aider les responsables d'une démarche d'amélioration en qualité-sécurité des soins en situation plus ou moins complexe en clarifiant le "qui fait quoi, avec qui, quand, comment, etc.".
- Vérifier la faisabilité et préciser le contrat technique et social partagé sans lequel une action ne saurait être menée à son terme.
Principes méthodologiques
a : Fiche projet simplifiée (exemple : action au niveau d’un service ou d’un secteur de soins)
Plusieurs étapes incontournables à préciser (au mieux en concertation avec le pilote identifié) :
1. Préciser l'action à mener et son contexte
- Processus concerné et nature de l'objectif
- Identification du pilote
- Lien avec la démarche institutionnelle s'il y a lieu (ex : volet thématique concerné du programme qualité-sécurité des soins)
2. Préciser les étapes pour atteindre l'objectif
- Identification des actions à réaliser, en précisant le calendrier et les éléments de contexte à prendre en compte
- Expression des besoins éventuels de soutien méthodologique
3. Valider la fiche par le niveau d'autorité approprié avant sa mise en oeuvre
4. Anticiper sur les modalités d'évaluation des résultats
5. Préciser les résultats constatés
6. Clôre la fiche au terme de l'action après s'être assuré de sa pérennisation
b : Fiche projet plus détaillée (pour des démarches plus complexes, au niveau institutionnel par exemple, à structurer alors de manière synthétique selon le plan proposé ci-dessous)
1. Date & rédacteur(s) 2. Volet thématique concerné au sein du PAQSS 3. Titre / Intitulé de l'action 4. Problématique 5. Enjeux de la démarche 6. Documents et références (réglementation, norme, recommandations, rapport, bibliographie, etc.) 7. Aspects relatifs à la mise en oeuvre éventuelle dans le cadre d'une EPP 8. Objectifs 9. Liens éventuels avec d'autres projets 10. Méthodologie d'analyse de situation envisagée 11. Responsabilités (en distinguant clairement direction de projet, chefferie ou animateur du projet, éventuel recours à expertise, éventuel soutien méthodologique) | 12. Groupe de travail (attention à l'effectif tout en assurant la représentativité des métiers concernés) 13. Echéancier via diagramme de Gantt si besoin, en précisant les temps successifs, les actions associées (en portant une attention particulière aux actions liées entre elles) (quoi), les responsables concernés (qui), les unités de temps (ex : en semaine), en gardant une réserve de temps utilisable en cas de retard éventuel (quand). 14. Coûts prévisionnels 15. Modalités de mesure des résultats 16. Modalités de pérennisation des résultats 17. Validation institutionnelle de la fiche 18. Données issues des revues de suivi du projet (dont les rajustements éventuels) 19. Clôture du projet |
Sigles utilisés : EPP : évaluation des pratiques professionnelles, PAQSS : programme d'amélioration de la qualité-sécurité des soins
NB : Ne pas hésiter à solliciter l’Ingénieur Qualité/Gestion des Risques pour ses compétences méthodologiques
Un exemple
Une fiche projet simplifiée rédigée pour un ensemble d'actions à mener avec la direction des soins, le chef de projet (ou pilote) identifié (ici un cadre de santé) et l'ingénieur qualité (soutien méthodologique).
Conseils pratiques
- Engager la rédaction de la fiche projet en groupe de travail restreint (au mieux avec le chef de projet pressenti) au moyen d'un PC relié à un vidéoprojecteur et d'une fiche projet type (compter 1h15 à 1h30 selon la problématique abordée).
- Sur la base de besoins préalablement identifiés (quelle soit la méthode, exigence réglementaire et/ou contractuelle non satisfaite, autoévaluation collective, audit qualité, inspection externe, voire dysfonctionnement notable) et priorisé au sein du programme qualité-sécurité des soins.
- Valider la fiche au niveau d'autorité approprié après relecture collective.
- Selon la nature du projet, structurer le groupe de travail sur des bases quantitatives (pas plus de 6/8 personnes) et qualitatives (selon le processus en question, ses interfaces, les relations de type "client-fournisseur" éventuelles, les métiers concernés, les personnes impliquées les plus aptes à le représenter).
- Ne pas confondre le rôle de l'expert (expert métier ou expert en méthodologie à classer parmi les personnes ressources) et celui de chef de projet (ou animateur opérationnel) dont la fonction est avant tout d'organiser la production d'un groupe de travail sur la base d'objectifs préétablis.
- Assurer le suivi périodique du projet.
Liens avec la procédure HAS V2014 (manuel V2010, version janvier 2014)
Les éléments de preuve - à déposer sur le compte qualité - pour la maitrise des diverses démarches d'amélioration dans le cadre des obligations relatives à la mise en oeuvre d'un programme institutionnel en qualité-sécurité des soins (PADSS) (référence 8, critère 8.a notamment, p.34).
Des pistes pour aller plus loin
- Barjou B. Manager par projet. Méthodes et comportements pour animer hors statut hiérarchique. ESF Editeur, 1998, 134 pages (épuisé)
- Bellanger L. Piloter une équipe projet. Des outils pour anticiper l'action et le futur. ESF Editeur, 2004, 201 pages
- Bouzdine-Chameeva T et coll. Concevoir, animer et réussir un projet. Afnor Editions, 2011, 295 pages
- Muller J-L. Management de projet. Afnor Editions, 2009, 123 pages
- HAS. Mettre en oeuvre la gestion des risques associés aux soins. Des concepts à la pratique. Mars 2012, (fiche technique n°20 p.145, illustrée dans le cadre d'une démarche préventive de gestion des risques relative à la prise en charge des patients dans un service d'urgences)